Advocatenkantoren verbeteren hun concurrentiepositie met SaaS eDiscovery

Door eDiscovery-technologieën intern toe te passen, begrijpen advocaten de activiteiten en behoeften van hun klanten beter. Het geeft hen rechtstreeks toegang tot de kennis en het inzicht dat ze nodig hebben om effectieve strategieën uit te zetten. 

Verschuivingen op de juridische markt 

Gedurende lange tijd hebben advocaten zich vele juridische zaken toegeëigend. Bedrijven huurden vaak lokale advocatenkantoren in en bleven daar dan generaties lang bij. Hoewel bedrijven op veel gebieden heel prijsbewust waren, hoorden de juridische kosten daar meestal niet bij. Over het algemeen voelden klanten zich het meest veilig en vertrouwd bij een kostbare advocaat.

Tijdens de Grote Recessie werden klanten van advocatenkantoren zich echter steeds meer bewust van de juridische kosten. Eén van de eerste kosten die door kritische klanten onder de loep werd genomen was de enorme hoeveelheid tijd die werd besteedt aan onderzoek. De digitale transformatie die tegelijkertijd plaatsvond betekende dat handmatige processen of het gebruik van verouderde technologieën zorgde voor een explosieve toename van juridische kosten en advocatenvergoedingen.

Dat advocaten die deze taken uitvoerden blij waren met dit geestdodende, saaie werk kan echter ook niet worden gezegd. Niemand wint wanneer kostbare tijd door het afvoerputje wordt gegooid. Het ploegen door bergen van documenten, waarvan vele duplicaten, en het zoeken naar relevante informatie is een vervelende taak die veel preciezer en efficiënter kan worden uitgevoerd door technologie.

De volgende stap: Intern gebruik van eDiscovery voor advocatenkantoren 

Tijdens de digitale transformatie bleken automatisering en kunstmatige intelligentie onmisbare technologieën bij het efficient verwerken van eDiscovery projecten. Helaas hebben de eDiscovery-platforms die aan het begin van deze eeuw beschikbaar kwamen ook extra uitdagingen met zich meegebracht op het gebied van kosten, tijd en mankracht, die veel kleine en middelgrote advocatenkantoren nog moeten overwinnen.

Vaak worden eDiscovery-projecten nu uitbesteed aan alternatieve juridische dienstverleners en adviseurs. Of klanten kiezen voor eDiscovery-platforms voor intern gebruik. In beide scenario’s lopen advocatenkantoren werk mis dat voorheen automatisch hun kant op kwam.

Advocaten verliezen ook hun sleutelfunctie – het vermogen om de gegevens van hun klanten te lezen en het vormen van hun eigen diepgaande begrip van het reilen en zeilen van de bedrijfsvoering van hun klanten. Ze moeten nu vertrouwen op externe partijen om hun te vertellen wat belangrijk is en waarom.

Gelukkig verschuift de markt weer. Technologie die voorheen niet toegankelijk was voor kleine en middelgrote advocatenkantoren, is nu betaalbaar en veel gemakkelijker te gebruiken en te onderhouden via een SaaS-leveringsmodel. SaaS platforms openen nieuwe mogelijkheden voor advocaten om end-to-end eDiscovery-services aan te bieden in hun bedrijven. Door dit te doen elimineren advocaten de tussenpersonen en vertrouwen op interne tools en processen om die zeer belangrijke connectie te maken tussen hun ervaring en de behoeften van hun klanten.  

Advocaten die eDiscovery uitbesteden verliezen het vermogen om de gegevens van hun klanten te lezen en hun eigen diepgaande kennis te vormen van het reilen en zeilen van de bedrijfvoering van hun klanten.  

Bedrijven zijn meer concurrerend als ze end-to-end eDisccovery-services aanbieden  

Het gebruik van technologieën zoals automatisering en machine learning voor de – voorheen door advocaten uitgevoerde - routinematige taken met weinig toegevoegde waarde, bespaart klanten geld en voorkomt het uitbesteden van werk. Advocaten zijn ook gelukkiger bij het verrichten van werk met een hogere waarde waarbij ze hun juridische vaardigheden kunnen uitbouwen.

Het begrijpen van de verhalen die verborgen zitten in de data van klanten is cruciaal voor het opbouwen van een effectieve communicatie tussen advocaten en hun klanten. Zolang advocaten afhankelijk blijven van derden om die verhalen voor hen toegankelijk te maken, blijven ze een stap verwijderd van een goed begrip van de bedrijfsactiviteiten van hun klanten.

Advocaten moeten toegang hebben tot de gegevens van hun klanten en deze begrijpen om vele redenen, zoals voor procesvoering, arbitrage, reageren op vorderingen en wettelijke verzoeken, toezicht houden op naleving, virtuele datarooms voorbereiden, due diligence-activiteiten uitvoeren, etc. Bedrijven met interne eDiscovery-technologie kunnen deze services rechtstreeks aan hun klanten aanbieden, waarbij het gemak, de beveiliging en de begeleiding wordt geboden die klanten bij één enkele bron zoeken.

De oude garde overtuigen 

Veel advocaten realiseren zich dat ze hun rol als vertrouwde adviseur niet kunnen vervullen als ze niet over de middelen beschikken om hun klanten goed te begrijpen. Toch kan het moeilijk zijn om de oude garde te overtuigen dat er veranderingen nodig zijn. Advocaten zijn van nature risicomijdend. Degenen die bijna met pensioen gaan voelen zich nog minder geroepen om iets nieuws te proberen. Sommige bestuurders van advocatenkantoren kunnen zich veranderingen pas voorstellen op een punt in de toekomst dat de meeste wegversperringen en risico’s zijn weggenomen.

Nu is die tijd. Download het whitepaper, Law Firm Technology: A Modern Asset for True Differentiation in the Legal Market, om te lezen hoe de nieuwe generatie SaaS eDiscovery-platforms van tegenwoordig de obstakels voor toepassing wegneemt, minder investeringen vraagt van tijd, geld en moeite, en bewezen verdedigbare resulaten oplevert. Voer de veranderingen door die uw bedrijf nodig heeft om uw klanten met vertrouwen naar de toekomst te leiden.