Tot voor kort liepen advocaten niet echt warm voor het in huis halen van eDiscovery technologie. Terwijl hun juridische collega’s uit het bedrijfsleven de laatste tien jaar steeds vaker een eDiscovery oplossing aanschaften, bleven advocaten het eDiscovery-werk veelal uitbesteden aan derde partijen.
De trend om eDiscovery technologie in huis te halen, komt bij advocaten eigenlijk pas op gang nu steeds meer softwareleveranciers de technologie als service aanbieden. Software-as-a-service (SaaS) eDiscovery elimineert de noodzaak om vooraf flink te investeren in de aanschaf van de benodigde soft- en hardware. Bovendien maken de steeds transparantere prijsmodellen het voor advocaten mogelijk om de kosten van SaaS eDiscovery door te berekenen aan de cliënt. Maar vooral ontdekken ook advocaten de voordelen van het zelf uitvoeren van eDiscovery.
Om te begrijpen hoe advocatenkantoren momenteel omgaan met de eDiscovery-behoeften van hun cliënten en welke specifieke eDiscovery-functies voor hen belangrijk zijn, hebben onze Amerikaanse collega’s eind 2019 een korte enquête gehouden. In dit artikel deel ik graag hun resultaten.
Belangrijkste bevindingen
- Respondenten geven aan dat hun kantoor te maken heeft met eDiscovery in de meeste (42%) of alle (10%) zaken;
- Bijna driekwart van de respondenten heeft eDiscovery-tools in huis;
- Hoe groter het kantoor, hoe groter de kans dat ze eDiscovery-tools in huis hebben;
- Als het kantoor geen interne eDiscovery-tools heeft, gebruikt 66% van de respondenten forensische dienstverleners;
- 60% van de advocatenkantoren heeft speciaal eDiscovery-personeel;
- "Gebruiksgemak" (36%) en "kwaliteit en nauwkeurigheid" (36%) zijn de belangrijkste criteria voor advocatenkantoren bij de evaluatie van een eDiscovery-oplossing;
- Artificial Intelligence en TAR in eDiscovery worden gezien als de meest spannende ontwikkelingen. Tijd- en kostenbesparing, efficiëntie én kwaliteitsverbetering van de dienstverlening worden genoemd als de grootste voordelen.
Bijna 75% van de kantoren heeft eDiscovery-tools in huis
Nog niet zo lang geleden hadden kleine en middelgrote Amerikaanse advocatenkantoren geen eDiscovery-platforms in eigen huis. De behoefte aan grote investeringen vooraf vormden de belangrijkste beperking om de nodige software en hardware te kopen. In die tijd misten kleinere kantoren ook de tijd voor de uitgebreide training die nodig was om eDiscovery-diensten zelf uit te voeren.
De betaalbare en eenvoudig te gebruiken SaaS eDiscovery-platforms van tegenwoordig hebben deze barrières weggenomen. eDiscovery is een geïntegreerd onderdeel van het juridische proces geworden. Slechts één procent van de deelnemende Amerikaanse advocatenkantoren geeft aan nooit betrokken te zijn bij eDiscovery.
Het aantal keren dat men bij eDiscovery is betrokken, hangt samen met de omvang van het kantoor. Van kantoren met meer dan honderd advocaten, is 62% in de meeste of alle zaken betrokken bij eDiscovery. Voor kantoren met minder dan honderd advocaten is dit aantal 41%.
Steeds meer advocatenkantoren blijken het eDiscovery-proces in eigen huis te hebben gehaald. In ons onderzoek heeft driekwart van de advocatenkantoren eDiscovery-tools in huis. Ook hier is er een duidelijk verband tussen de omvang van het kantoor en het aantal kantoren dat tools in huis heeft.
Speciaal eDiscovery-personeel
Twee derde (66%) van de kantoren die aangeven geen interne eDiscovery-tools te hebben, laat weten voor eDiscovery externe juridische dienstverleners te gebruiken.
Zestig procent van de respondenten zegt dat ze eigen, speciale eDiscovery-medewerkers hebben.
Zoals verwacht, heeft meer dan de helft van de kantoren (53%) die eDiscovery-tools in huis hebben ook een toegewijd eDiscovery-team (53%). Toch heeft een aanzienlijk aantal kantoren wel de tools, maar niet het team (20%).
De voordelen voor interne eDiscovery voor advocaten
Interne eDiscovery biedt talloze voordelen voor alle advocatenkantoren, ongeacht de omvang: kostenbesparingen, meer controle en de mogelijkheid om betere klantenservice te bieden. Cliënten zijn steeds deskundiger en veeleisender op het gebied van juridische diensten. Zij gebruiken zelf analytische tools en weten welke diensten zij kunnen krijgen tegen welke kosten. Hierdoor kunnen zij tevens de effectiviteit en efficiëntie van uw diensten bepalen en beter geïnformeerde beslissingen nemen over hun externe juridische uitgaven.
Kantoren die de voordelen van het gebruik van technologie herkennen, zijn concurrerender omdat ze klanten de besparingen en voordelen kunnen bieden die zij eisen.
Bijna alles belangrijker dan de prijs
In de VS begint ook het management van kleine en middelgrote advocatenkantoren de waarde van interne eDiscovery voor hun klanten te erkennen. SaaS- technologieën bieden de afnemer transparante prijsmodellen met flexibele en betaalbare tarieven. Prijs is niet langer een struikelblok. Op de vraag wat het belangrijkste is in hun eDiscovery-oplossing, staan in het onderzoek meer relevante aspecten zoals gebruiksgemak, kwaliteit, nauwkeurigheid, vertrouwen en vertrouwen voorop.
"Gebruiksgemak" het belangrijkste
"Gebruiksgemak" (36%) en "kwaliteit en nauwkeurigheid" (36%) zijn de belangrijkste criteria waarop advocatenkantoren een eDiscovery-oplossing evalueren.
Zelfs als de respondenten één ding aan hun huidige eDiscovery-tool zouden kunnen veranderen, komen 'kosten' pas op de derde plaats.
Tijd- en kostenbesparingen meest sensationele voordelen van AI en TAR
Artificial Intelligence (AI) en Technology Assisted Review (TAR) hebben een revolutie teweeggebracht in de advocatuur. Vooruitgang in AI en TAR verhoogt de snelheid drastisch en verbetert de kwaliteit van het eDiscovery-proces. Innovatieve advocatenkantoren hebben inmiddels het voordeel van de nieuwste analytische technologieën ontdekt en bieden diensten van hogere kwaliteit aan hun klanten.
Het is dan ook geen verrassing dat dit precies de ontwikkelingen in eDiscovery zijn, waarover advocaten het meest enthousiast zijn. Advocatenkantoren met meer dan 100 advocaten zijn meer enthousiast: 79% versus 57% van de kleinere kantoren (<100 advocaten).
Interne eDiscovery-voordelen voor advocatenkantoren
Het in huis halen van eDiscovery-technologie biedt advocatenkantoren een geweldige kans om tijd te besparen en de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren. Slimme technologie maakt automatisering mogelijk, waardoor u meer zaken met dezelfde middelen kunt aannemen en het werk efficiënter kunt doen zodat u de deadlines van uw klanten makkelijker kunt halen.
Deze volgende generatie legale eDiscovery-softwareplatforms is nu toegankelijk voor advocatenkantoren van elke omvang. Als u meer wilt lezen over wat eDiscoverytechnologie ook voor uw kantoor kan doen, dan vindt u dit whitepaper misschien interessant.
