Vorige week organiseerde de Benelux Chapter of the Association of Certified eDiscovery Specialists (ACEDS) in Amsterdam een paneldiscussie over de toenemende uitdagingen van interne onderzoeken en audits en hoe eDiscovery technologie kan helpen deze uitdagingen aan te pakken. Een actueel en herkenbaar thema, zo bleek uit de grote opkomst en de reacties van de deelnemers.
Bedrijven en advocatenkantoren moeten meer interne onderzoeken en audits doen dan ooit tevoren. Deze onderzoeken komen voort uit het toenemende aantal verzoeken van toezichthouders en de druk om compliant te zijn met steeds strengere reguleringen, bijvoorbeeld op het gebied van financiële producten en diensten, milieu, gezondheidszorg, en consumentengoederen, maar ook privacy en databescherming. Sinds de invoering van de AVG in mei vorig jaar, komen daar ook steeds vaker inzageverzoeken van consumenten en werknemers bij.
Onderzoeks- en auditafdelingen steeds zwaarder belast
Om al deze informatieverzoeken nauwkeurig te kunnen beantwoorden, is intern feitenonderzoek van essentieel belang. Deze zorgen echter wel voor extra belasting van de interne onderzoeks- en auditafdelingen die deze onderzoeken moeten uitvoeren. Daarnaast richten dit soort feitenonderzoeken zich steeds vaker op grote hoeveelheden elektronische data.
In de paneldiscussie afgelopen donderdag, deelden Maaike Visser (Manager Digital Investigation, ING), Manon Cordewener (partner Litigation & Arbitration, Hogan Lovells), Bas Maat (Integrity Expert, Achmea), Dirk de Hen (Partner Forensic Technology, BDO Technology) en Jan Scholtes (President ACEDS Benelux Chapter, Hoogleraar Universiteit van Maastricht en CSO ZyLAB) hun eDiscovery “best practices” voor interne onderzoeken en audits.
De deelnemers geven aan dat verschillende vormen van onderzoek, vragen om een eigen aanpak. Sommige, veelal interne onderzoeken en bijvoorbeeld dossieronderzoek in verband met een (voorbereiding) procedure kun je voorbereiden.
Andere onderzoeken komen onverwachts, bijvoorbeeld dawn raids van nationale of internationale mededingingsautoriteiten en in toenemende mate, bewijsbeslagen. Het zijn vooral deze onaangekondigde onderzoeken die de meeste stress opleveren en waarbij de kans op fouten het grootst is.
Voorbereid op het onverwachtse
Voorbereiding, ook op het onverwachtse, is cruciaal. Vooraf zorgen voor duidelijke interne beleidsregels en de waarborging van de kwaliteit en integriteit van de processen worden genoemd.
Ook moet goed duidelijk zijn wie waarvoor verantwoordelijk is. En legal en IT moeten naadloos samenwerken. De belangrijkste aanbeveling van het panel betreft echter de noodzaak van technologie.
Opschalen met handjes voldoet niet meer
Het gebruik van (eDiscovery) technologie bij het verzamelen, verwerken en reviewen van elektronische data helpt te voldoen aan de korte deadlines, de beheersing van de kosten van de afhandeling en het versoepelen van de samenwerking met bijvoorbeeld een toezichthouder. In een eerder blog spraken we over hoe een goed review plan het aantal ad-hoc beslissingen kan reduceren en dubbelwerk kan voorkomen.
De panelleden gaven stuk voor stuk aan dat het hedendaagse datavolume de belangrijkste reden was om actief op zoek te gaan naar een duurzame oplossing voor het uitvoeren van interne onderzoeken. Want zoals een van de panelleden terecht opmerkte, met de huidige data sets maakt het opschalen in termen van mankracht het verschil niet meer.
Onvoorziene inzichten
De enige manier om de enorme data sets te behappen, is de inzet van slimme technologie. Met de nadruk op “slim”. De panelleden geven aan dat “gewone” technologie niet langer voldoet. Door te werken met door onderzoekers geformuleerde hypotheses en daaruit afgeleide zoekquery’s, kun je op z’n best wat aannames doen.
Bij grote en complexe datastructuren gaat het om patronen en algoritmen en heb je intelligente data science technieken nodig om inzichten te krijgen die de onderzoekers niet voorzagen.
Onderzoeken in huis houden
Tot slot bespraken de panelleden de voordelen van het in huis houden van onderzoek. Bij voldoende data onderzoeken (denk aan meer dan vijf per maand) is het al snel interessant om een eigen afdeling op te zetten die intern eDiscovery diensten aanbiedt. Dat kan ook in combinatie met een centralisatie van e-maildiensten. Op deze manier kun je al snel 30-40% van de decentrale eDiscovery kosten besparen, naast het feit dat je sneller deadlines kan halen en een kwalitatief beter eindproduct levert.
Ander groot voordeel is dat er niet onnodig derde partijen hoeven te worden ingelicht over lopende onderzoeken. En doordat data niet onnodig heen en weer wordt gestuurd, worden de risico’s verkleind.
In het huidig SaaS-tijdperk komt daar nog het gemak van automatische updates bij. En met een gebruikersvriendelijke oplossing, kunnen de eigen medewerkers kleinere onderzoeken eenvoudig en zonder uitgebreide trainingen, zelf uitvoeren. Heel handig bijvoorbeeld bij de relatief kleine “data subject access requests” oftewel inzageverzoeken.
Ook zijn steeds meer partijen geïnteresseerd in het gebruik van eDiscovery technologie voor het preventief analyseren en opruimen van ongestructureerde. Waar dat in het verleden vooral bij praten bleef en tot weinig actie leidde, zien we nu dat verplichtingen en risico’s verwant aan de GDPR/AVG, organisaties nu toch langzaam aan het opruimen zet!
Meer weten?
In deze blog leest u de verkorte weergave van een eerdere paneldiscussie "How Artificial Intelligence and Data Science completely changed the handling of regulatory requests" op 20 juni 2019 in Brussel. In het panel zaten toen Matthias Eisenbarth (senior legal counsel bij AB Inbev), Eline de Borger (e-auditor bij FOD Financiën), Olivier Aelterman (regional account director van Epiq), Evert-Jan Lammers (partner bij Ebben Partners), Daniel Colgan (partner bij DLA Piper). De discussie werd gemodereerd door Jan Scholtes (professor aan de Universiteit van Maastricht en President van de ACEDS Benelux Chapter.
En dit is het verslag van de ACEDS Benelux Chapter paneldiscussie op donderdag 27 juni jl. In dit panel, wederom onder leiding van Jan Scholtes nemen dan plaats: Michiel Crombeen (forensische technologie en eDiscovery specialist bij de Autoriteit Financiële Markten, Manon Bovens (legal counsel bij VodafoneZiggo), Vincent de Bruijn (senior associate bij Nauta Dutilh), Marcel Westerhoud (partner bij Ebben Partners), Thom Eijken (senior manager bij KPMG Forensic).
Begin volgend jaar plant de ACEDS Benelux Chapter weer een nieuwe serie paneldiscussies in Nederland en België. Houd ons eventoverzicht in de gaten en connect via LinkedIn voor de laatste updates.
