Bedrijven krijgen een steeds grotere hoeveelheid onderzoeken te verwerken. Toezichthouders doen meer informatieverzoeken dan ooit tevoren en sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vorig jaar, mogen ook burgers te allen tijde aan bedrijven inzicht vragen in wat zij precies over hen opslaan en waarvoor. Door een toenemende proactieve houding ten opzichte van compliance en transparantie, groeit ook vanuit de bedrijven zelf, het aantal preventieve onderzoeken en audits.
Om deze verzoeken van burgers en toezichthouders adequaat te beantwoorden en om proactief onderzoek te doen naar mogelijke misstanden, is een gedegen intern feitenonderzoek van essentieel belang. Maar deze interne onderzoeken, drukken flink op de toch al zwaarbelaste juridische en IT-teams die deze moeten uitvoeren.
Het gebruik van (eDiscovery) technologie helpt te voldoen aan de korte deadlines, de beheersing van de kosten van de afhandeling en het versoepelen van de samenwerking met bijvoorbeeld een toezichthouder. En er zijn meer dingen die u kunt doen om de werkdruk te verlagen. In deze blog hebben we het specifiek over de voordelen van een efficiënt review plan.
De uitdagingen van onderzoek
Bij het starten van een onderzoek, bijvoorbeeld na het ontvangen van een informatieverzoek van een toezichthouder, bij een juridisch geschil of een vermoeden van corporate misstanden, staat de onderzoeker voor een aantal uitdagingen.
Allereerst is daar die enorme hoeveelheid data die geselecteerd moet worden uit de nog grotere totale hoeveelheid data die bedrijven verzamelen. Daarnaast weet je nooit van tevoren wanneer zo’n onderzoek uitgevoerd moet worden. De meeste onderzoeken komen onaangekondigd en bedrijven en teams die niet zijn voorbereid, zien zich geplaatst voor onontkoombare en niet te controleren ad hoc out of pocket kosten.
Een andere uitdaging die veel bedrijven niet zien aankomen, is het gebrek aan kennis en inzicht in de processen en technieken die nodig zijn voor het verrichten van interne onderzoeken en het doen van audits. Zeker als het gaat om gecompliceerd en omvangrijk fraudeonderzoek.
Een stapsgewijze aanpak
Het zogenaamde “review plan” legt stapsgewijs het grootste deel van het onderzoeksproces vast vanaf het verwerken van de data tot de presentatie. Door vooraf goed na te denken over de belangrijkste stappen in dit review proces, kan straks kostbare tijd worden bespaard.
Consistentie
Door direct bij aanvang van het proces na te denken over de categorisatie van de data die moet worden verwerkt, wordt later onduidelijkheid en onnodig zoeken voorkomen. Zorg daarom voor consistentie in de namen van “custodians”, bronnen en eventuele andere metadata die bij verwerken kan worden toegevoegd.
Configuratie
Bedenk vooraf welke configuratie je straks gaat inzetten bij de verwerking om relevantie te vergroten. Denk bijvoorbeeld aan de-duplicatie, het negeren van bekende systeembestanden, etc.
Relevantie
Besluit en leg vast hoe de totale verwerkte data set terug te brengen tot een relevante data set. Hierbij zijn namelijk verschillende opties; je kunt handmatig zoeken, Artificial Intelligence inzetten of beide technieken combineren. Dit kan per (soort) onderzoek verschillen, maar door hier vooraf over na te denken, wordt straks kostbare tijd bespaart.
Labelen
Spreek vooraf door hoe je de relevante dataset gaat labelen. Welke tag strategie zetten we in? Taggen we single documenten of families en waarom maken we die keuze? Gaan we voor vooraf gedefinieerde labels of geven we de reviewers de vrije hand? Bedenk en weeg de voor- en nadelen van beide mogelijkheden af. Maak een journaal met de beschrijving van de betekenis van elke tag.
Kwaliteitscontrole
Hoe richten we de kwaliteitscontrole in? Door eerste en tweede level review? Door middel van steekproeven?
Rapportage
Hoe rapporteren we de review voortgang? Hoe kunnen we de effectiviteit meten van de review en afzonderlijke reviewers?
Presentatie
Op welke wijze willen we de relevante set documenten gaan aanbieden voor presentatie? Voor welk format of welke formaten kiezen we en hoe rapporteren we?
Meer weten over interne onderzoeken en audits?
Met een goed doordacht review plan kun je het aantal ad-hoc beslissingen reduceren en dubbel werk voorkomen. Je krijgt een duidelijk inzicht in de voortgang van het proces zodat je een inschatting van de kosten kunt maken; de beoordeling van de kwaliteit is veel beter en door een goede rapportage creëer je een transparant proces dat geborgd en herhaalbaar is. Dit laatste betekent dat het proces reproduceerbaar is, wat de integriteit van het onderzoek waarborgt.
Wil je meer weten? Wij organiseren regelmatig paneldiscussies, themabijeenkomsten, webinars en praktische workshops. Houd onze kalender in de gaten of connect via LinkedIn en blijf op de hoogte!
