Wat houdt ons bezig

Nieuwe inzichten, nieuws, en tips aan onze top tech en zakelijke vernieuwers.

Met een goed review plan is veel te winnen bij onderzoek

afbleeding-avatar
Jelle Oorebeek |november 7, 2019|Leestijd: 3 min

Bedrijven krijgen een steeds grotere hoeveelheid onderzoeken te verwerken. Toezichthouders doen meer informatieverzoeken dan ooit tevoren en sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vorig jaar, mogen ook burgers te allen tijde aan bedrijven inzicht vragen in wat zij precies over hen opslaan en waarvoor. Door een toenemende proactieve houding ten opzichte van compliance en transparantie, groeit ook vanuit de bedrijven zelf, het aantal preventieve onderzoeken en audits.

Om deze verzoeken van burgers en toezichthouders adequaat te beantwoorden en om proactief onderzoek te doen naar mogelijke misstanden, is een gedegen intern feitenonderzoek van essentieel belang. Maar deze interne onderzoeken, drukken flink op de toch al zwaarbelaste juridische en IT-teams die deze moeten uitvoeren.

Het gebruik van (eDiscovery) technologie helpt te voldoen aan de korte deadlines, de beheersing van de kosten van de afhandeling en het versoepelen van de samenwerking met bijvoorbeeld een toezichthouder. En er zijn meer dingen die u kunt doen om de werkdruk te verlagen. In deze blog hebben we het specifiek over de voordelen van een efficiënt review plan.

De uitdagingen van onderzoek

Bij het starten van een onderzoek, bijvoorbeeld na het ontvangen van een informatieverzoek van een toezichthouder, bij een juridisch geschil of een vermoeden van corporate misstanden, staat de onderzoeker voor een aantal uitdagingen.

Allereerst is daar die enorme hoeveelheid data die geselecteerd moet worden uit de nog grotere totale hoeveelheid data die bedrijven verzamelen. Daarnaast weet je nooit van tevoren wanneer zo’n onderzoek uitgevoerd moet worden. De meeste onderzoeken komen onaangekondigd en bedrijven en teams die niet zijn voorbereid, zien zich geplaatst voor onontkoombare en niet te controleren ad hoc out of pocket kosten.

Een andere uitdaging die veel bedrijven niet zien aankomen, is het gebrek aan kennis en inzicht in de processen en technieken die nodig zijn voor het verrichten van interne onderzoeken en het doen van audits. Zeker als het gaat om gecompliceerd en omvangrijk fraudeonderzoek.

Een stapsgewijze aanpak

Het zogenaamde “review plan” legt stapsgewijs het grootste deel van het onderzoeksproces vast vanaf het verwerken van de data tot de presentatie. Door vooraf goed na te denken over de belangrijkste stappen in dit review proces, kan straks kostbare tijd worden bespaard.

Consistentie

Door direct bij aanvang van het proces na te denken over de categorisatie van de data die moet worden verwerkt, wordt later onduidelijkheid en onnodig zoeken voorkomen. Zorg daarom voor consistentie in de namen van “custodians”, bronnen en eventuele andere metadata die bij verwerken kan worden toegevoegd.

Configuratie

Bedenk vooraf welke configuratie je straks gaat inzetten bij de verwerking om relevantie te vergroten. Denk bijvoorbeeld aan de-duplicatie, het negeren van bekende systeembestanden, etc.

Relevantie

Besluit en leg vast hoe de totale verwerkte data set terug te brengen tot een relevante data set. Hierbij zijn namelijk verschillende opties; je kunt handmatig zoeken, Artificial Intelligence inzetten of beide technieken combineren. Dit kan per (soort) onderzoek verschillen, maar door hier vooraf over na te denken, wordt straks kostbare tijd bespaart.

Labelen

Spreek vooraf door hoe je de relevante dataset gaat labelen. Welke tag strategie zetten we in? Taggen we single documenten of families en waarom maken we die keuze? Gaan we voor vooraf gedefinieerde labels of geven we de reviewers de vrije hand? Bedenk en weeg de voor- en nadelen van beide mogelijkheden af. Maak een journaal met de beschrijving van de betekenis van elke tag.

Kwaliteitscontrole

Hoe richten we de kwaliteitscontrole in? Door eerste en tweede level review? Door middel van steekproeven?

Rapportage

Hoe rapporteren we de review voortgang? Hoe kunnen we de effectiviteit meten van de review en afzonderlijke reviewers?

Presentatie

Op welke wijze willen we de relevante set documenten gaan aanbieden voor presentatie? Voor welk format of welke formaten kiezen we en hoe rapporteren we?

Paneldiscussie over interne onderzoeken en audits

Met een goed doordacht review plan kun je het aantal ad-hoc beslissingen reduceren en dubbel werk voorkomen. Je krijgt een duidelijk inzicht in de voortgang van het proces zodat je een inschatting van de kosten kunt maken; de beoordeling van de kwaliteit is veel beter en door een goede rapportage creëer je een transparant proces dat geborgd en herhaalbaar is. Dit laatste betekent dat het proces reproduceerbaar is, wat de integriteit van het onderzoek waarborgt.

Wil je meer weten? Op 14 november organiseert de Benelux Chapter van de Association of Certified eDiscovery Specialists (ACEDS) een unieke paneldiscussie over precies dit onderwerp. In het panel vertellen Maaike Visser (Manager Digital Investigation, ING), Manon Cordewener (partner Litigation & Arbitration, Hogan Lovells), Bas Maat (Integrity Expert, Achmea), Dirk de Hen (Partner Forensic Technology, BDO Technology), Rémon Verkerk (Operationeel Directeur, PSG Recherche) en Jan Scholtes (President ACEDS Benelux Chapter, Hoogleraar Universiteit van Maastricht en CSO ZyLAB) wat hun eDiscovery “best practices” zijn voor interne onderzoeken en audits.

Schrijf je nu

Jelle Oorebeek
As experienced forensic investigator and former eDiscovery case manager with one of the largest banks in the Netherland, I now help other companies to optimize their eDiscovery processes. Whether it is a fraud investigation, litigation or regulatory request, I can help you select and implement the most effective solution for every case.

Deel deze blog:

Ontvang de laatste ZyLAB updates