Indien alle relevante documenten zijn verzameld, de juiste tekstdelen zijn geanonimiseerd en de mogelijk opgevraagde zienswijze is ontvangen, kan het bestuursorgaan besluiten om de opgevraagde informatie te verstrekken. Voordat deze informatie wordt verstrekt, dient deze eerst geproduceerd te worden.
Bij het maken van de productie worden de handelingen die zijn verricht in het document, zoals de geanonimiseerde tekstdelen en de wettelijke gronden daarvoor, definitief gemaakt. Deze acties worden in de documenten ‘gebrand’, waarmee deze openbaar kunnen worden gemaakt, zonder dat er onbedoeld informatie uitlekt.
Laatste controle
In de productiefase worden de documenten voor een laatste keer gecontroleerd door een jurist of daarvoor bevoegde collega. Wanneer dit is gebeurd, kan het label ‘Gecontroleerd’ worden toegevoegd. Hiermee wordt duidelijk dat de documenten gereed zijn voor productie.
NB: het gebruik van de labels is besproken in de blog over het snel en eenvoudig beoordelen van relevante documenten.
Productie
Na de laatste controle kan de productie worden gestart. Hierbij kan worden gefilterd op documenten met een specifiek label. Het is dus mogelijk om bijvoorbeeld alleen de documenten met het label ‘Valt onder verzoek’ of ‘Technisch Probleem’ te produceren.
De vorm van de productie kan hier eveneens worden geselecteerd. De mogelijkheid bestaat om de documenten te produceren als:
- Tekst;
- Afbeelding;
- Origineel.
NB: indien er wordt gekozen voor een productie als origineel of tekst en er staan anonimiseringen op het document, wordt deze automatisch als afbeelding geproduceerd.
Tijdens de productie kan tevens de inventarisatielijst worden geproduceerd. Het is ook mogelijk om dit apart te doen van de productie, om tussentijds een overzicht te kunnen maken.
Zodra de productie is gestart, wordt deze als zipfile op de PC gedownload. De bestanden die hierin staan, hebben een documentnummer en ZyLAB ONE-nummer. Het documentnummer staat tevens vermeld op de inventarisatielijst zodat snel overzichtelijk wordt welke acties er in het document zijn verricht. Het ZyLAB ONE-nummer is gunstig voor het gemakkelijk terugvinden van documenten in ZyLAB ONE.
Openbaarmaking en archivering
Nadat de productie succesvol is voltooid en gedownload op de PC, kan deze veilig worden gedeeld met derden of de Woo-verzoeker samen met het definitieve besluit.
Binnen ZyLAB ONE bestaat tot slot de mogelijkheid om het besluit op het Woo-verzoek tezamen met de opgevraagde informatie, te archiveren. Dit is mogelijk door de gedownloade zipfile in het archief te plaatsen.
Indien de organisatie of instelling transparant is over de beantwoorde Woo-verzoeken, is het ook mogelijk de gedownloade bestanden uit de zipfile te uploaden in de database of op de website van de organisatie of instelling.
Afsluiting
Dit was alweer het einde van de reeks Woo-blogs. Wilt u meer informatie over de mogelijkheden binnen ZyLAB ONE en voor welke ‘use cases’ dit nog meer kan worden ingezet? Neem dan contact op via ons algemeen telefoonnummer +31-20-7176500.
