Bedrijven en overheidsinstanties die grote hoeveelheden data verzamelen, opslaan en verwerken, krijgen vroeg of laat te maken met informatieverzoeken van buitenaf. Of het gaat om wet- en regelgeving, inspecties en audits of een rechtszaak aangespannen door een concurrent of boze klant, elke organisatie loopt het risico om op gegeven moment correcte, volledige en actuele informatie te moeten afstaan.
Met een geavanceerde technologie, bijvoorbeeld een eDiscovery-platform, kunnen organisaties met herhaalbare en goed gedocumenteerde processen de kans op fouten, sancties en boetes verminderen. Ook verbetert de samenwerking met advocaten en externe adviseurs, terwijl de organisatie de controle over de data in eigen huis behoudt.
Openbaarheid van zaken geven
Tegenwoordig roepen klanten en gebruikers steeds vaker om volledige transparantie van organisaties die hun persoonlijke gegevens verwerken. Tegelijkertijd kan het al dan niet per ongeluk schenden van strenge privacywetgeving als de Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) leiden tot gigantische boetes. Het is daarom van groot belang dat organisaties indien nodig, op tijd een duidelijke audit trail en bewakingsketen kunnen produceren.
Ook moet er zo efficiënt mogelijk worden samengewerkt met externe advocaten en adviseurs, die toegang tot de data nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Voorheen waren dure juristen en paralegals bij informatievragen of audits dagen, weken of zelfs maanden bezig om enorme hoeveelheden data uit te kammen en te selecteren op relevantie. En dan was het nog maar de vraag of ze goed resultaat leverden.
Verborgen kosten
Met de geavanceerde opties van eDiscovery kunnen organisaties nu flink snijden in deze externe uitgaven. De grootste directe voordelen worden met eDiscovery behaald wanneer tijdrovende en saaie taken als taggen, categoriseren en bewerken van documenten zijn geautomatiseerd. Met strikte protocollen en geautomatiseerde technieken voor machine learning kunnen datasets al snel tot 90% afnemen door deduplicatie en het verwijderen van irrelevante systeembestanden. De software neemt de eerste review ronde over, waardoor deze kosten met 80 tot 90 procent kunnen dalen. Ook identificeert het systeem in een fractie van tijd twee tot drie keer meer relevante documenten als wanneer dit handmatig zou worden gedaan.
Maar de grootste voordelen worden behaald bij de zogeheten verborgen kosten. Al sluipt er maar een klein foutje in een audit-onderzoek of bij de bewijsvoering in de rechtbank, dan is de kans groot dat de gerechtelijke uitspraak niet alleen leidt tot een fikse boete, maar ook een flinke deuk slaat in de reputatie van het bedrijf. En los van de directe schade als gevolg van een eenmalige (publieke) uitglijer, kunnen er nog veel meer, subtielere reputatiegevolgen zijn, waardoor de waarde van het bedrijf verslechtert en het moreel onder het personeel keldert.
Het loont dus zeker om iemand in dienst te hebben die bekend is met de juridische processen, die de bedrijfsgegevens goed kent en toegang heeft tot een eigen eDiscovery oplossing. Omdat alle gegevens en processen in gedetailleerde dossiers te traceren is, kan de organisatie zich goed verantwoorden wanneer het bezoek door de fiscus of audit-team aanstaande is.
De controle behouden
Met een in-house eDiscovery platform worden alle gegevens op een centrale locatie gestandaardiseerd opgeslagen. Doordat alle gegevens op één enkel intern platform zijn geconsolideerd in plaats van op verschillende losse platforms, behoudt de organisatie de controle over de eigen data. Ook kunnen met eDiscovery de productiviteit, vooruitgang en kwaliteit beter worden gemeten.
De software wordt automatisch geïntegreerd in de bedrijfsapplicaties die al in gebruik zijn, zoals Microsoft Office 365 en Outlook. De samenwerking met derden verloopt veel vlotter, omdat ook externe adviseurs toegang hebben tot de geavanceerde technologie. Mocht de samenwerking met het adviesbureau of advocatenkantoor om wat voor reden dan ook beëindigd worden, dan kan de organisatie simpelweg de autorisatie van de een intrekken en deze aan de ander geven. Aldus behoudt de organisatie de volledige controle over wie waar en wanneer toegang heeft over welke data.
Binnenboord houden
Bedrijven die te maken krijgen met een naderende rechtszaak of audit dragen nu nog vaak hun data over aan een externe partij die weinig ‘feeling’ met de organisatie heeft. Buitenstaanders hebben nou eenmaal niet de kennis die volgt op decennialang opgebouwde ervaring. Maar met behulp van een eDiscovery platform, kan de organisatie al in vroeg stadium een aantal slagen maken, zoals:
- Het uitvoeren van betrouwbare en grondige early case assessments om zelf te bepalen welke data relevant is en welke niet;
- Een nauwkeurige voorspelling en beheersing realiseren van kosten, middelen en tijdlijnen;
- De samenwerking bevorderen met externe adviseurs, de tegenpartij en derden;
- Het advies van de externe partner beter verifiëren;
- Snel en efficiënt kunnen reageren op openbare informatieverzoeken, audits en overheidsinspecties met verdedigbare procedures.
Kiezen en selecteren
Als intern platform wordt eDiscovery een dagelijkse operatieprocedure waardoor de samenwerking intern en met buitenstaanders een stuk transparanter is en de data in eigen beheer blijft. Omdat de software beschikbaar is als abonnementsdienst, kunnen de inspanningen op ieder moment veilig en beheersbaar worden opgeschaald aan de hand van de unieke behoeftes en kenmerken van de organisatie. Alle kosten voor de eDiscovery-projecten van de organisatie worden geconsolideerd binnen één enkel platform, wat resulteert in betere hostingprijzen zonder de kosten van extra infrastructuur.
Meer weten? Lees hier verder in een van de white papers van ZyLAB over de grote voordelen van het zelf beheren van een eDiscovery platform.
