Door de snelle verspreiding van het coronavirus is onze overheid gedwongen om strenge maatregelen te nemen om de bevolking te beschermen. Eén van deze maatregelen is dat mensen zoveel mogelijk moeten thuiswerken. Thuiswerken is echter voor het ene bedrijf of beroep makkelijker dan het andere. Gebruik van de juiste software kan thuiswerken een stuk makkelijker maken.
De situatie in Nederland
Het coronavirus houdt de hele wereld in zijn greep. Eind 2019 dook COVID-19 (beter bekend als het coronavirus) op in China, en binnen twee maanden verspreidde het zich razendsnel over de hele wereld, en daarmee ook in ons land. Nederland neemt daarom steeds strengere maatregelen om het virus in te dammen. En deze maatregelen blijken hard nodig, waar China het ergste lijkt te hebben gehad, zit ons land er nog middenin. Veel winkels gaan dicht, scholen gaan op slot en bij restaurants kan er alleen nog maar afgehaald worden. De oproep vanuit de overheid is duidelijk: houd afstand van elkaarn blijf zoveel mogelijk binnen.
Thuiswerken
Voor sommige beroepen is het echter onmogelijk om thuis te werken, zoals de zorg, openbaar vervoer en klusbedrijven. En sommige bedrijven zijn gedwongen (of hebben gekozen) om te sluiten, zoals restaurants en kappers. Maar hoe zit het met bedrijven of organisaties die op kantoor werken? Veelal hebben werknemers van zulk soort bedrijven wél de mogelijkheid om thuis te werken. Dat betekent echter niet dat het altijd makkelijk is.
Thuiswerken vergt aanpassingsvermogen, van zowel de werknemer als het bedrijf. Als het bedrijf niet digitaal is ingesteld, dan kunnen zij problemen ondervinden als opeens iedereen gedwongen thuis moet werken. In deze situatie zie je maar al te snel dat bedrijven die alles digitaal doen zich makkelijker kunnen aanpassen aan de situatie dan bedrijven die dat niet doen.
Werken via digitale platformen
Het bedrijf moet ervoor zorgen dat de communicatie en documentatie allemaal via digitale platformen plaatsvind. Dit kan door bijvoorbeeld communicatieplatformen te gebruiken zoals e-mail, Microsoft Teams, Zoom of Skype.
Voor het houden van contact zijn veel oplossingen te vinden, maar samenwerken is vaak een stuk moeilijker. Want als je met meerdere personen aan hetzelfde document, hetzelfde project of hetzelfde dossier moet werken, dan volstaat een communicatieplatform niet om die samenwerking te faciliteren.
Er zijn platformen die kunnen helpen: denk aan bijvoorbeeld een cloud-omgeving, waarin documenten met elkaar gedeeld kunnen worden. Of Google Drive, waarin tegelijk in hetzelfde document geschreven kan worden. Ook zijn er oplossingen zoals HighQ, die communicatie, documentatie en projectvoortgang allemaal één omgeving aanbieden.
Echter, er zijn ook bedrijven of organisaties die meer complexe juridische taken moeten uitvoeren waarbij zulke platformen niet afdoende zijn. Denk aan het afhandelen van verzoeken van toezichthouders, of het doen van controles op naleving van interne of externe regels middels een intern onderzoek. Hierbij zijn de hoeveelheden informatie vaak erg groot, en is het ook van belang om de vaak extreem gevoelige data in een veilige omgeving op te slaan en te benaderen.
In geval dat de data waarmee een bedrijf of advocatenkantoor moet werken meer dan 10.000 documenten bevat, dan is het begrijpelijk dat een oplossing zoals Google Drive geen goede optie is.
In zo’n geval kan een bedrijf of een juridische dienstverlener in de knoop komen bij het vanuit huis uitvoeren van dergelijke werkzaamheden.
eDiscovery
Gelukkig zijn er veilige eDiscovery platformen beschikbaar, waarop het ook mogelijk is om op een veilige en efficiënte manier onderzoeken te doen en informatieverzoeken af te handelen vanuit een thuis situatie.
Bepaalde softwarebedrijven bieden eDiscovery platformen via het internet aan, ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd. Zo een soort software maakt het mogelijk om ook op afstand aan de slag te kunnen op het platform. Op deze manier kan je vanuit een thuis situatie toch je werk als advocaat of interne onderzoeker blijven doen.
Er zijn verschillende platformen die allemaal andere toepassingen en mogelijkheden bieden. Welke software het best bij jou en jouw bedrijf past, ligt aan welke werkzaamheden jij en je collega’s moet uitvoeren. Het is daarom belangrijk om onderzoek te doen naar het platform dat het best bij jouw bedrijf past.
Wil je meer weten over ZyLAB ONE? Kijk dan hier.
