In de Mededingingswet lijkt kartelvorming eenvoudig te herkennen, maar aan het vaststellen van overtredingen gaan grote onderzoeken vooraf.
Bij een mededingingsonderzoek moet namelijk alle data van de bedrijven onderzocht worden op afwijkingen, zoals gecodeerd taalgebruik of illegale afspraken. Ook zijn er veel uitzonderingen te vinden in de Mededingingswet, waar rekening mee gehouden moet worden. Hierdoor kan een mededingingsonderzoek soms jaren duren, ten koste van veel tijd en geld
In deze blog zal ik bespreken hoe een mededingingsonderzoek in elkaar zit en waar onderzoekers tegenaan kunnen lopen tijdens een onderzoek.
De behandeling van een informatieverzoek
Normaal gesproken ziet de behandeling van een informatieverzoek er ongeveer zo uit: de advocaat krijgt het informatieverzoek van zijn cliënt de cliënt heeft dit verzoek ontvangen van bijvoorbeeld de Autoriteit Consument en Markt (ACM).
Vervolgens zijn er twee mogelijkheden:
- Het bedrijf moet intern op zoek naar gegevens waarin de antwoorden op deze vragen gevonden kunnen worden. Hiervoor zal een interne onderzoekafdeling of IT afdeling in opdracht van de advocaat elektronisch gegevens verzamelen en veiligstellen;
- De ACM of de Europese Commissie doet een inval en neemt van diverse gegevensdragers kopieën mee. Het bedrijf of haar advocaat krijgt na zo’n inval een kopie van de in beslag genomen gegevens.
In beide gevallen zullen het bedrijf en haar advocaten een eerste schifting moeten doen in al die elektronische data (vaak miljoenen documenten en emails):
Bij deze schifting zijn bedrijf en advocaat op zoek naar documenten die niet onderzocht mogen of hoeven te worden. Onderzoek is onnodig of niet toegestaan:
- Documenten vallen onder het verschoningsrecht,
- Documenten zijn overbodig.
Nadat de cliënt de niet te onderzoeken data heeft verwijderd, krijgt de advocaat de rest van de data. Elk document wordt individueel gecontroleerd door meerdere personen. Hierbij wordt gekeken naar de relevantie van de data en worden er opmerkingen geplaatst voor de volgende controleur.
Wanneer er op een pagina zowel relevante als niet relevante gegevens staan, dan zal de advocaat de niet relevante data moeten aflakken. Dit gebeurt wanneer een document niet geheel onder de bovengenoemde redenen valt, bijvoorbeeld een paragraaf informatie die nodig is voor het beantwoorden van het verzoek. De confidentiële informatie in het document moet dan afgelakt worden. Aflakken wordt ook per individueel document gedaan, vaak op papier. Het aflakken wordt meestal door meerdere personen gedaan, om het proces te versnellen. Hierdoor is aflakken een duur en langzaam proces, waarbij ook makkelijk fouten gemaakt kunnen worden.
Om data te doorzoeken gebruiken advocaten vaak nog oude on-premises systemen (software die aan een vaste locatie of apparaat gebonden is, en niet van buitenaf bereikbaar is). Met dit soort systemen kan je wel data makkelijker doorzoeken dan handmatig, maar het kan zijn dat dit alleen van achter een specifieke laptop kan, of dat het alleen mogelijk is op computers die fysiek in het netwerk van het kantoor staan. Door dergelijke beperkingen kan het proces alsnog lang duren, zeker wanneer meerdere personen aan een project moeten werken, wat bij de grotere onderzoeken altijd het geval is.
Knelpunten
Er zijn een aantal knelpunten die vaak voorkomen bij mededingingsonderzoeken: Als eerste knelpunt heb je de hoeveelheid data. Bij een mededingingsonderzoek moeten er vaak grote hoeveelheden data onderzocht worden. Deze data kan bestaan uit bijvoorbeeld e-mails, overeenkomsten, telefoongesprekken, etc. Maar naar welke data ben je op zoek? Zijn er specifieke werknemers die verdacht zijn van medewerking aan het kartel of moet het hele bedrijf onderzocht worden? Wanneer niet duidelijk is waar onderzoekers precies naar op zoek zijn, is het moeilijk om bij de culling te zien welke middelen gebruikt moeten worden.
Wanneer de data verzameld is die nodig is voor het onderzoek, komen we bij het tweede knelpunt. Er moet namelijk worden gezocht naar de “Legal Professional Privilege” (LPP) en de “Niet zakendoende” (NZ) data. Hierbij is LPP communicatie tussen advocaat en cliënt en NZ is data die geen toevoeging aan het onderzoek heeft. Van deze twee omstandigheden moeten rapporten gemaakt worden voor de autoriteiten, zodat ze uit het onderzoek gehaald kunnen worden. Maar hoe bepaal je wat LPP of NZ is en hoe stel je zo’n rapport op? Moet in het rapport per document vermeldt worden aan welke criteria de data voldoet?
Het derde knelpunt is snelheid. Mededingingsonderzoeken kunnen vaak lang duren door de hoeveelheid data en manier van werken. Onverwacht bij mededingingsonderzoeken, waar snelheid een van de belangrijkste factoren is. Hoe sneller je bent met het leveren van nuttige informatie aan de autoriteiten, hoe meer kans je hebt op Clementie. Hoe kan je ervoor zorgen dat het onderzoek zo snel mogelijk verloopt?
eDiscovery
De knelpunten die hierboven genoemd worden kunnen relatief eenvoudig worden verholpen, bijvoorbeeld door gebruik van eDiscovery software. eDiscovery software zorgt ervoor dat een onderzoeker gerichter door grote hoeveelheden data kan zoeken. Zo kom je sneller bij de data die nodig is voor het onderzoek.
Tegenwoordig zijn er meerdere soorten software die bij dit proces kunnen helpen. Door gespecialiseerde software kan er makkelijk gezocht worden door data. Documenten kunnen sneller en makkelijker worden ingezien, geanalyseerd en beoordeeld. Ook kan de software (een deel van) de taken van de onderzoeken overnemen of versnellen, zoals het aflakken van persoonlijke informatie.
Bij bovengenoemde problemen kan gespecialiseerde software het verschil maken. De geüploade data kan doo rmiddel van Artificiële Intelligentie (AI) overzichtelijk gemaakt worden, waardoor je als onderzoeker sneller kunt zien wleke informatie onbreekt. Daarnaast geeft gespecialiseerde software de mogelijkheid privé-informatie makkelijker op te sporen en meteen af te lakken (of verwijderen). Ook kan het zoeken naar bewijs door verschillende zoekmogelijkheden vele malen makkelijker worden gemaakt.
Doordat de hoeveelheid data de komende jarena lleen maar zal blijven groeien, wordt het steeds moeilijker voor onderzoekers om snel door de data heen te gaan. Het gebruik van eDiscovery software, geberut hierdoor steeds vaker.
In de volgende blogs zal er meer aandacht gegeven worden aan het gebruik van eDiscovery in Mededingingsonderzoeken. Hierbij zullen we ingaan op het zoeken door grote hoeeelheden data, het rapporteren van LPP en NZ data en manieren om het onderzoek in zijn geheel te versnellen.
