De ultieme handleiding voor het afhandelen van Woo-verzoeken 

Over de hele wereld zorgen wetten voor de openbaarheid van overheidsinformatie ervoor dat burgers zicht hebben op het werk van de overheid. In Amerika heb je de zogenaamde Freedom of Information Act (FOIA). In Nederland zorgt de Wet Open Overheid (Woo) voor een transparante overheid.

Woo-verzoeken kunnen een behoorlijke belasting zijn voor  bestuurlijke organisaties. De Woo is sinds enkele jaren een breed gedragen researchinstrument geworden voor advocaten, bezorgde burgers, belangengroepen en journalisten. In het afhandelen van Woo-verzoeken, kan veel tijd gaan zitten.

Moderne eDiscovery platforms zijn uitstekend geschikt om te voldoen aan de specifieke eisen van deze wetten. 

Wat is de Woo?

In Nederland regelt de Wet Open Overheid (Woo) uit 2022 de openbaarheid van bestuur door openbaarmaking van informatie door de Nederlandse overheid.

De Woo geeft iedere burger, journalist of actiegroep het recht om informatie van ieder Nederlands bestuursorgaan in te zien. Wilt u bijvoorbeeld weten hoe het besluit tot een wegverbreding tot stand is gekomen? Waarom de aanvraag voor een bouwvergunning is afgewezen of een aanbesteding is toegekend? Dat kan allemaal via een Woo-verzoek.

Op wie is de Woo van toepassing?

De wet garandeert eenieder de mogelijkheid om informatie over een bestuurlijke aangelegenheid op te vragen bij ieder Nederlands bestuursorgaan, zoals een ministerie, provincie of gemeente.

Om welke informatie gaat het bij de Woo?

Informatie, ongeacht de gegevensdrager: informatie op papier of per email; op een harde schijf of USB, foto´s of aantekeningen op een gele memosticker. De Woo is een informatiewet en geen documentenwet zoals de openbaarheidsregels bij de EU of de Amerikaanse Freedom of Information Act.

Niet onder de Woo vallen persoonlijke beleidsopvattingen, privacy- of concurrentiegevoelige informatie. In dit geval kan de overheid een Woo-verzoek afwijzen. Maar ook hier zijn door de rechter uitzonderingen gemaakt. En het Europese Verdrag van Aarhus geeft burgers verregaande toegang tot informatie en inspraak bij besluitvorming over milieu-aangelegenheden.

Welke typen Woo-verzoeken zijn er?

Er zijn drie typen grote Woo-verzoeken te onderscheiden:

• De grote media doen breed georiënteerde verzoeken om landelijke trends te ontdekken, in reactie op de actualiteit of proactief op zoek naar nieuws. Plaatselijke journalisten zijn veelal geïnteresseerd in lokale projecten, vooral in projecten die mislukt zijn, het budget overschrijden of anderszins nieuwswaardig zijn.
• Landelijke of plaatselijke actiegroepen doen grote verzoeken met als doel inzage te krijgen in omgevingsbeslissingen, de publieke opinie te beïnvloeden of de uitvoering van projecten waartegen zij actie voeren te vertragen.
• Burgers kunnen een Woo-verzoek doen om redenen van algemeen belang, al dan niet verenigd in een actiegroep, of met een persoonlijk motief. In het laatste geval gaat het bijvoorbeeld om de vraag waarom een vergunning is afgewezen, of een aanbesteding aan een andere partij is toegekend. Met de Woo wordt dan geprobeerd een beslissing terug te draaien of anderzijds invloed uit te oefenen op het besluitvormingsproces. Ook komt het regelmatig voor dat ontevreden burgers grote Woo-verzoeken indienen, met als doel het bestuur of ambtenarenapparaat te frustreren. Met name politiekorpsen hebben hier last van. Bij beslissingen die burgers persoonlijk aangaan, gaat de overheid steeds vaker over tot het vooraf anonimiseren van de aanvraag, gunning of afwijzing, zodat de afhandeling van een potentieel Wob-verzoek minder tijdrovend is.

Wordt er misbruik gemaakt van de Woo?

De wet ligt al jaren van twee kanten onder vuur. Burgers en journalisten klagen over tegenwerking van ambtenaren. Ambtenaren klagen op hun beurt over misbruik van de wet en ‘bulkverzoeken’ met het doel te stuiten op nieuws of controversiële informatie, die weer tegen diezelfde overheid kan worden gebruikt.

Ook hadden overheidsdiensten jaren last van burgers die een inkomen bij elkaar scharrelden door uitgebreide Wob-verzoeken in te dienen en vervolgens de boete te claimen wanneer niet tijdig aan het verzoek werd voldaan. Met de Wet voorkoming misbruik Wob is hier sinds 1 oktober 2016 een einde aan gekomen.

Toch blijft het aantal Woo-verzoeken stijgen. Mensen worden mondigeor en worden zich steeds beter bewust van hun recht op informatie. Uit onderzoek blijkt dat in Nederland het aantal Woo-aanvragen flink is gestegen de afgelopen decennia: van enkele honderden per jaar in de jaren tachtig naar 2500 per jaar vandaag de dag. Dat zijn vijftien Woo-verzoeken per honderdduizend inwoners. En dat aantal zal alleen maar blijven stijgen, is de verwachting.

Tweederde van de Woo-verzoeken in Nederland komen binnen bij de politie, veelal gaat het om foto’s van flitsen in het verkeer te kunnen inzien. Eenvijfde van de aanvragen komt binnen bij de gemeentes en ongeveer vijf procent bij de kerndepartementen in Den Haag.

Wat zijn de uitdagingen bij de afhandeling van een Woo-verzoek?       

Woo-verzoeken kunnen in hun omvang en complexiteit behoorlijke belastend zijn voor overheidsinstanties. Hieronder de elementen die bijdragen aan die belasting.

De omvang

In een groot Woo-verzoek kan enorm veel tijd gaan zitten. Wanneer de aanvraag breed gedefinieerd is, kan het gaan om duizenden beleidsdocumenten en e-mails over meerdere jaren heen, met meer dan 100 gigabyte aan data.

Ambtenaren zijn uren bezig met het doorspitten van duizenden e-mails en beleidsdocumenten en moeten daarbij uiterst consistent te werk gaan om te bepalen wat wel en niet relevant is om gedeeld te worden. Er gaan zeeën van tijd zitten in het opzoeken en doorlezen van documenten, die gefilterd moeten worden op niet-relevante data, privacy- en concurrentiegevoelige gegevens. Deze informatie moet volledig worden geanonimiseerd met zwarte stift; of zelfs in afgelakt wit met een bij bepaalde instellingen verplicht dun zwart randje eromheen. Persoonsnamen worden vervangen door een pseudoniem, vaak een code of nummer.  Als laatste eis van transparantie moet de dienst ook een rapport opleveren met daarin vermeld alle documenten die niet worden gedeeld en waarom, de motivering om passages van een tekst af te lakken, al dan niet met een verwijzing naar het Wob-wetsartikel.

Vrijgeven van te veel informatie

Met dergelijk omvangrijke Woo-verzoeken is het gevaar groot dat de ambtenaar per ongeluk een verkeerd document vrijgeeft of vertrouwelijke data over het hoofd ziet. Met als mogelijke gevolgen juridische actie en politieke onrust. Menselijke fouten, ontbrekende documenten, verouderde dataopslagsystemen: het zijn voorbeelden van problemen die hoge (verborgen) kosten met zich mee kunnen brengen bij de afhandeling van een Woo-aanvraag.

Onregelmatigheid

Het afhandelen van Woo-verzoeken is geen constant proces. De ene maand komt er een klein, duidelijk Woo-aanvraagje binnen, de volgende maand volgen de complexe Woo-verzoeken elkaar in hoog tempo op.

Omgaan met deze pieken en dalen is een organisatorische puzzel. Hoe flexibel is je ambtenarenapparaat als er ineens een Wob-verzoek binnenkomt waarvoor 4000 mails en 1500 documenten moeten worden geanalyseerd, ontdubbeld, gescreend, geanalyseerd en afgelakt? Hoe makkelijk is het om op te schalen en extra medewerkers in te zetten om zo’n Woo-lawine te kunnen keren? Is dat een kwestie van goede organisatie, of heb je daar ook moderne digitale technologie bij nodig? En welke dan?

Balanceren van wet en praktijk

Behandelend ambtenaren moeten altijd de afweging maken tussen de eisen van transparantie in de Woo enerzijds en de risico’s aan de andere kant. Wat kan er wel en wat niet gedeeld worden vanuit het oogpunt van geheimhouding en privacy? Bij verzoeken vanuit de media begeeft de dienst zich in de maatschappelijke discussie en kan het een politieke kwestie worden.

Ook kan een Woo-aanvraag voortkomen uit een juridisch conflict tussen burgers onderling of tussen burger en overheid. De opgevraagde informatie heeft dan bewijslast in de procesgang als doel. Ook hier moeten ambtenaren goed uitkijken met wat ze wel en niet delen. Er gelden hier andere regels en het is niet vanzelfsprekend dat de opgevraagde informatie ook verstrekt wordt.

Verspreiding van informatie

Waar zit het en hoe kan het beste worden verzameld? Overheidsdiensten proberen intern te categoriseren waar hun data is opgeslagen, intern of bij andere diensten en externe partners. Het kan een enorme zoektocht zijn om alles te verzamelen, wanneer het niet alleen gaat om beleidsadviezen, met al dan niet persoonlijke ambtelijke voorkeuren; strikt genomen zouden ook whatsapp berichten, foto’s en video moeten worden meegenomen.

Efficiënt afhandelen van een Woo-verzoek

Het afhandelen van Woo-verzoeken kan een stuk makkelijker. Technologie biedt steeds meer oplossingen voor het afhandelen van de Woo. Slimme software kan een groot deel van het tijdrovende werk uit handen nemen, vooral bij het doorzoeken van documenten doorzoeken, het selecteren van duplicaatteksten en het aflakken van gevoelige informatie.

Grofweg valt de afhandeling van een Woo-verzoek uiteen in zes stappen:

• Lezen, analyseren en beoordelen Wob-verzoek
• Communicatie: intern en extern
• Documentverzameling en selectie
• Analyse van documenten, verwijderen geheime/gevoelige informatie en ‘aflakken’ van gevoelige informatie.
• Overleg en controle
• Communicatie en publicatie resultaten Woo-verzoek

Analyseren van het Woo-verzoek

Waar gaat het precies over? Wat is de eigenlijke vraag die achter de aanvraag schuilt? Kan dit verzoek ook zonder diepgravend onderzoek opgelost worden?

Communicatie

Vaak strekken Woo-verzoeken zich over meerdere partijen uit, waarbij het verzoek bij de ene instantie is binnengekomen, maar waarin er gecommuniceerd is met verschillende andere partijen. Een goede afstemming is dus nodig: wie gaat wat doen?

Documentverzameling

Welke gegevens nodig zijn om aan het Woo-verzoek te voldoen? In ieder geval alle interne rapporten, verslagen, besluiten, brieven, nota’s, blauwdrukken en kattenbelletjes die betrekking hebben op het verzoek. Mailverkeer valt onder de Woo en dus zult u alle relevante mails rond het Woo-verzoek moeten zien op te sporen. Woo-domein worden gerekend.

Analyse van de documenten

Welke documenten zijn relevant voor het Woo-verzoek en welke niet? Wat is het origineel en wat zijn kopieën? En hoe gaan we om met gevoelige data? Met informatie die absoluut geheim moet blijven; met privacy- en concurrentiegevoelig materiaal? Welke delen kunnen niet met de aanvrager worden gedeeld, en met welke codes geeft u aan wat de grond was voor dat ‘aflakken’?

Overleg en controle.

Als u alle benodigde documenten bij elkaar hebt gebracht, gescreend en afgelakt, moet er nog eindcontrole plaatsvinden. Hebben alle inhoudsdeskundigen ‘hun’ documenten bekeken en gecontroleerd? Zijn de twijfelgevallen door meer dan een persoon bekeken? Hebben de verantwoordelijken het eindresultaat helemaal kunnen bekijken?

Productie

Tot slot moeten de resultaten worden gepresenteerd in een vorm die zowel door de Woo-aanvrager als het algemene publiek is te lezen en te begrijpen.

Hoe kan technologie helpen bij het afhandelen van een Woo-verzoek?

 Er zijn vijf belangrijke redenen om gespecialiseerde software te gebruiken bij Woo-verzoeken

1. Efficiëntie – gespecialiseerde software haalt alleen de relevante documenten boven;
2. Consistentie – gespecialiseerde software zorgt voor een consistente werkwijze, consistente communicatie en een consistente afhandeling;
3. Transparantie – gespecialiseerde software maakt handeling die verricht wordt traceerbaar;
4. Veiligheid – gespecialiseerde software schermt geheime informatie en privacy- en concurrentiegevoelige data automatisch af;
5. Overzichtelijkheid – gespecialiseerde software biedt overzicht en een efficiënt projectmanagement.

Met specialistische technologie wordt de relevante data geselecteerd en informatie ‘ontdubbeld’ (bijvoorbeeld gelijksoortige mailtjes die bij verschillende medewerkers zijn terechtgekomen).Vervolgens worden alle files doorzoekbaar gemaakt, zoals formats die door de gebruiker zelf niet kunnen worden doorzocht. Voorbeelden zijn TIF- en BMP-afbeeldingen, PNG en PDF- bestanden, of gecomprimeerde formats als PST en ZIP. Ingesloten objecten zoals e-mailbijlagen of Excel-spreadsheets in Word, worden ook doorzoekbaar gemaakt en voor analyse klaargezet.

Data-bescherming: het afschermen van geheime of gevoelige informatie (‘aflakken’) en het aanbrengen van codes om de Woo-verzoeker duidelijk te maken waarom er is afgelakt.

De Freedom of Information Act (FOIA)

Zoals vaker het geval is de Verenigde Staten voorloper op dit gebied. Op basis van de Freedom of Information Act heeft bijvoorbeeld een gemiddelde stad van 200.000 inwoners daar jaarlijks te maken met achttienduizend informatieverzoeken waarvan enkele honderden meer dan gemiddeld 50 gigabyte aan data bevatten. Deze verzoeken afhandelen zonder het gebruik van technologie is niet meer voor te stellen en de daar opgedane ervaring waait nu ook over naar Nederland. De ondersteuning van onze taal gaat steeds beter: de software kan persoons- en bedrijfsnamen, adresgegevens, telefoon- en rekeningnummers goed herkennen en automatisch aflakken.

Lees hier meer informatie over FOIA (in het Engels)