Probeer het nu
New call-to-action
New call-to-action
New call-to-action
New call-to-action
New call-to-action
Menu
Probeer het nu
Blog header general

Wob-verzoeken: fouten voorkomen met slimme software

Daniel Schuuring
2 april 2019 14:02:00 CEST

0032 - Redaction - ImagetxtWob-verzoeken afhandelen is juridisch gezien wandelen op een slap koord. De Wet openbaar bestuur (Wob) regelt de openbaarheid van bestuur in Nederland en verplicht de overheid tot het verstrekken van informatie als daartoe een verzoek wordt gedaan door betrokken burgers, journalisten, advocaten of belangengroepen. Maar niet alles hoeft te worden geopenbaard, weten we. Zo is er de geheimhoudingsplicht die stelt dat je geen vertrouwelijke bestuurlijke informatie aan derden hoeft te verstrekken als daar zwaarwegende redenen voor zijn. En natuurlijk mogen ook persoonsgegevens niet geopenbaard worden: geen burger wil in een Wob-document zijn 06-nummer, BSN-nummer, adres of bankrekening terugzien.

De juiste balans vinden tussen openbaarheid en vertrouwelijkheid is een belangrijke opgave bij Wob-verzoeken.

Een foutje is zo gemaakt

Wob-verzoeken afhandelen is dus een precies werkje. Het is geen taak die je zomaar kunt overlaten aan een tijdelijke medewerker of een collega die weinig verstand van zaken heeft. Er wordt immers flink beroep gedaan op de communicatieve mogelijkheden en vaardigheden van medewerkers, maar ook op hun inhoudelijke en juridische kennis.

Probleem bij dit alles is dat Wob-verzoeken nooit keurig achter elkaar binnenkomen, maar vaak een soort eb- en vloedbeweging kennen. Soms lopen er een paar tegelijkertijd, soms komen ze ineens met een heleboel binnen. En dat kan grote gevolgen hebben voor de organisatie, want als er veel druk op het proces staat, zijn fouten zo gemaakt. Een document dat geheim had moeten worden gehouden, slipt in de gauwigheid ertussendoor. En een BSN-nummer op een document is niet afgelakt en – o jee – het bijbehorende telefoonnummer ook.

Omdat Wob-verzoeken altijd openbaar zijn, kan dit grote gevolgen hebben. Boze burgers aan de lijn, journalisten die een schandaaltje ruiken, advocaten die bloed ruiken. Ook voor de organisatie zelf vormen deze kleine foutjes vaak een probleem, want als de kwaliteit van het werk daalt, daalt ook de arbeidsvreugde, de inzet en de loyaliteit van de medewerkers. De transparante, efficiënte organisatie die je graag zou willen zijn, raakt dan buiten beeld.

Oplossing: slimme software

Hoe kun je dit soort schandalen en problemen voorkomen? Daarvoor zul je een oplossing moeten verzinnen voor de piekperiodes waarin ineens bijvoorbeeld vijftien Wob-verzoeken tegelijkertijd binnenkomen in plaats van de gebruikelijke twee of drie.

Een belangrijke inzicht hierbij is dat je niet alles met de inzet van menselijke arbeid hoeft op te lossen. Medewerkers maken in stressvolle tijden immers foutjes, maar software niet. Voor software is stress geen issue, saaiheid geen probleem en herhaling een bestaansvoorwaarde.

Slimme software zou een aantal dingen moeten kunnen op Wob-gebied. Allereerst zou het overheidorganisaties de instrumenten moeten geven om de juiste mails en documenten boven water te krijgen. Ten tweede zou het dubbele documenten moeten kunnen detecteren en buiten beschouwing laten.

Daarnaast zou het ook nog ‘geheime’ documenten moeten kunnen markeren (let op!) en privacy-gevoelige informatie afschermen. Bijvoorbeeld door telefoonnummers, BSN-nummers, bankrekeningen, namen en adressen op een standaard wijze af te lakken en met een standaardcode aangeven waarom dit is gebeurd.

Voordeel van software is dat de afhandeling op elke pagina, in elk document op dezelfde manier gebeurt. En mocht je daar als organisatie niet tevreden over zijn, dan kan dat met één wijziging door de software worden uitgevoerd, voor alle documenten en alle toekomstige Wob-procedures. Dat is het voordeel van automatisering: een druk op de knop en je kunt zelf koffie drinken.

Gas geven

Die softwarematige aanpak heeft – naast extra koffietijd – veel voordelen. Heb je de juiste software tot je beschikking dan kun je immers, dankzij de snelheid en kracht van dit soort systemen, in tijden dat er veel aanvragen zijn, flink gas geven zonder dat daarmee de kwaliteit van het werk vermindert.

Medewerkers krijgen namelijk een andere rol in het proces. Ze zijn niet langer geduldige aflakkers maar worden gepromoveerd tot procesbeheerders en controleurs. De kern van het werk, het selecteren en aflakken van informatie, wordt immers door de software gedaan en de medewerkers kunnen zich op een hoger niveau bezig houden met procesmanagement.

Op deze manier wordt de kans op fouten, imagoschade en juridische procedures sterk verminderd en het resultaat is een transparante, efficiënte en veilige Wob-dienstverlening. Dat is de ambitie van slimme software.

Lees meer over het gebruik van slimme software voor het afhandelen van Wob verzoeken in onze white paper "Hoe technologie leidt tot betere Wob".

Wellicht ook interessant

Deze blogs over Wob

No Comments Yet

Let us know what you think