In de laatste blogs heb ik het vooral gehad over de praktische afhandeling van de Woo-verzoeken hier in Nederland. In deze blog maak ik een klein uitstapje naar jullie Amerikaanse collega’s. In Amerika heeft ons team eind 2019 een kort onderzoek* gedaan naar hoe (vooral lokale) overheidsinstanties omgaan met informatieverzoeken, de zogenaamde FOIA of Public Records Requests.
Uit dit onderzoek en alle gesprekken die vooral mijn collega Brenda Dodd het afgelopen jaar heeft gevoerd met burgemeesters, ambtenaren, FOIA-officieren, IT-mensen en advocaten, komt vooral de sterke stijging van het aantal verzoeken naar voren. Hieronder de belangrijkste bevindingen. Verder in de blog ga ik hier meer in detail op in.
Belangrijkste trends
- De meerderheid van de respondenten (64%) rapporteert een toename van het aantal aanvragen dat vorig jaar werd ontvangen;
- "Grotere interesse in overheidstransparantie" wordt gezien als belangrijkste aanjager voor groei (47%);
- 39% van de respondenten ziet een toename van het aantal klachten en geschillen in verband met open records;
- Meer dan de helft van de respondenten (59%) ziet verschil in complexiteit van de verzoeken;
- Identificatie en verzameling (43%) en beoordeling en aflakken (33%) genoemd als de meest belastende aspecten van het aanvraagproces;
- Bijna een derde van de respondenten gebruikt geen gespecialiseerde technologie om de registratieaanvragen te vergemakkelijken.
Toename van het aantal verzoeken
Bijna een derde van de deelnemers aan de enquête ziet een toename van verzoeken om informatie. Interessant genoeg zien we een duidelijke correlatie tussen het aantal ontvangen aanvragen op jaarbasis en de gerapporteerde toename. Bijna alle bureaus die meer dan 10 aanvragen per jaar ontvangen, geven aan dat ze dat aantal duidelijk zien stijgen. Organisaties die jaarlijks meer dan duizend aanvragen ontvangen, melden zonder uitzondering een toename.
Interesse in overheidstransparantie reden groei
Een toenemende belangstelling voor transparantie van de overheid is volgens de deelnemers aan onze enquête, een belangrijke drijfveer. Daarnaast wordt aangegeven dat burgers steeds beter op de hoogte zijn van hun rechten. Andere redenen die worden genoemd zijn nieuwe wetgevingen en specifieke nieuwe wijzigingen in bestaande regelgeving.
Erg interessant zijn de andere factoren die worden aangedragen in het open veld bij “other”. Een aantal respondenten noemt hier commerciële en persoonlijke winst als reden om informatie op te vragen. Zij zien bijvoorbeeld aannemers gebruikmaken van het recht op openbaarheid om te achterhalen hoe andere partijen scoorden in aanbestedingsproces of om informatie over concurrenten te verzamelen.
Andere deelnemers schrijven de toename van het aantal verzoeken toe aan bedrijven die de wetgeving gebruiken om hun klantenbestand uit te breiden. Een respondent heeft het over een duidelijke toename in de informatieverzoeken over onroerend goederen, die hij toeschrijft aan de verbeteringen in de vastgoedsector.
Eén respondent geeft aan dat de informatieaanvragen tegenwoordig door advocaten wordt gezien als een "winstpost en instrument om actieve geschillen te ontdekken."
Toename van rechtszaken en klachten
De deelnemers aan onze enquête zien naast een toename in het aantal informatieverzoeken, ook een stijging in het aantal klachten over en rechtszaken met betrekking tot het proces van afhandeling van de ingediende verzoeken.
Deze toename van het aantal klachten en geschillen wordt vooral gezien bij organisaties die relatief weinig aanvragen ontvangen. Van de organisaties die minder dan honderd verzoeken per jaar ontvangen, geeft 58 procent van de respondenten aan een toename van het aantal klachten te zien. Bij organisaties die meer aanvragen ontvangen (> 100 per jaar) is dit 42 procent.
Redenen voor klachten
Op de vraag naar het waarom van de klachten worden meestal onvolkomenheden en onvolledigheid van de antwoorden genoemd. Andere genoemde redenen houden verband met het feit dat aanvragers niet tevreden zijn met het resultaat. Ze maken bezwaar tegen vrijstellingen, vertrouwelijkheid of zoeken naar resultaten die "gunstiger" zijn.
"Individuen zijn van mening dat alles moet worden vrijgegeven, ondanks onze plicht om bepaalde informatie te beschermen", aldus een van de respondenten.
Informatieverzoeken worden complexer
In het onderzoek vroegen we ook naar zaken die van invloed zijn op het management van het open records-proces. Hieruit blijkt dat de toegenomen complexiteit van de verzoeken een factor van betekenis is geworden.
Tegenwoordig richten verzoeken zich ook op file shares, e-mailaccounts, smartphones, sociale media en audio en videoformats. Deze - meestal grote datasets - vragen om extra stappen in het verwerkingsproces. De complexe aanvragen duren daarom vaak langer om te verwerken dan meer gerichte "eenvoudige" aanvragen.
In onze enquête melden respondenten dus een toename van de complexiteit van de verzoeken. Meestal vanwege de inhoud en context van de verzoeken, maar ook omdat meer informatie uit meerdere bronnen moet komen.
Gevraagd naar de manier waarop complexiteit varieert, geven de meeste respondenten aan dat het "verzoek vaag is" (51%), “moeilijke formaten bevat” (40%) of uit sociale media komt (31%).
Collectie vervangt aflakken als belangrijkste knelpunt
Wanneer we de belangrijkste knelpunten bij het verwerken van informatieaanvragen verder onderzoeken, zien we dat het verzamelen van informatie het aflakken als belangrijkste knelpunt vervangt.
In tegenstelling tot wat klanten ons lange tijd hebben verteld, staat de identificatie en verzameling van documenten nu te boek als het meest belastende element van het proces. Blijkbaar heeft de toenemende complexiteit van de verzoeken en het groeiende aantal bronnen waaruit informatie moet worden verzameld, de belangrijkste uitdaging naar het begin van het proces gebracht.
In het open antwoordveld werden “tijd, middelen en last minute verzoeken” genoemd als het meest omslachtig.
Interessant genoeg is er een aanzienlijk verschil in de antwoorden van organisaties die minder dan honderd verzoeken per jaar ontvangen, en instanties die meer verzoeken ontvangen (> 100 per jaar). Naarmate het aantal ontvangen aanvragen toeneemt, worden beoordeling en aflakken lastiger.
Technische oplossingen
In de VS blijken veel (lokale) overheidsinstanties geen gespecialiseerde technologieoplossing te gebruiken om hun variant van het Woo-proces te ondersteunen. Slechts 36% van de ondervraagden gebruikt gespecialiseerde technologie.
Zoals verwacht, stijgt het aantal wel naarmate organisaties meer aanvragen ontvangen. 48% van de organisaties die meer dan 500 aanvragen per jaar ontvangen, gebruiken een technische oplossing, tegenover 34% bij organisaties die minder dan 500 aanvragen per jaar ontvangen.
De belangrijkste reden waarom ze geen technologie gebruiken, wordt geweten aan onvoldoende budget (44%). Andere redenen zijn "onvoldoende aanvragen" (21%) of niet op de hoogte dat dit soort technologie bestond (18%).
Alle genoemde redenen om geen gespecialiseerde technologie te gebruiken, zijn achterhaald. Dankzij betaalbare en eenvoudig te gebruiken software-as-a-service (SaaS) is het niet meer nodig om vooraf grote investeringen te doen om de benodigde software en hardware te kopen. SaaS maakt gespecialiseerde technologie beschikbaar en betaalbaar, zelfs voor kleinere instanties die weinig aanvragen ontvangen.
Praktische workshop
Wilt u zelf ervaren hoe technologie u kan ondersteunen bij het afhandelen van het Woo-proces? Schrijf u dan nu in voor de "Woo-workshop: efficient afhandelen van Woo-verzoeken" op 5 maart a.s.
* De uitkomsten van deze enquête worden uitsluitend ter informatie verstrekt en mogen niet worden opgevat als (juridisch) advies over enig onderwerp. ZyLAB wijst uitdrukkelijk alle aansprakelijkheid af met betrekking tot al dan niet ondernomen acties op basis van een of alle resultaten van deze enquête.
