Standaardsoftware is geen oplossing (gespecialiseerde software wel)

De Wet openbaarheid bestuur (Wob) is niet altijd even prettig voor organisaties. Het betekent veel spitwerk, veel afwegingen en soms risico’s. Toch hebben de meeste (semi-)overheidsorganisaties er inmiddels mee leren leven. Transparantie en zorgvuldigheid zijn immers belangrijke peilers onder het bestaan van de overheid en serieuze verzoeken van journalisten, advocaten, betrokken burgers en belangengroepen behoren goed en open beantwoord te worden.

Makkelijk en efficiënt is de afhandeling van Wob-verzoeken lang niet altijd. Er zijn verzoeken waarbij tienduizenden documenten opgevraagd worden van tientallen medewerkers, verspreid over verschillende organisaties. Een ander probleem is dat de verzoeken soms allemaal tegelijkertijd binnenkomen. Vlak voor de zomer stromen ze dan ineens met tientallen tegelijkertijd in de mailbox. Zuchtend staan de Wob-medewerkers, de gemeentesecretaris of de wethouder rond deze groeiende stapel verzoeken: hoe kunnen we dit zo goed en zo efficiënt mogelijk afhandelen?

Want de Wob mag dan niet altijd even leuk en plezierig zijn, het is wel een wettelijk gegeven en hoort bij het servicepakket van een overheidsorganisatie. Je bent niet alleen verplicht om eraan mee te werken, je moet het ook zo goed, zuiver en transparant mogelijk doen.

Extra werk, geen extra medewerkers

Hoe makkelijk is het om op te schalen en extra medewerkers in te zetten en zo’n Wob-lawine te keren? Is dat een kwestie van goede organisatie, of heb je daar ook moderne digitale technologie bij nodig?

Tijdelijke medewerkers aantrekken blijkt vaak geen oplossing – zelfs niet als ze van binnen de organisatie komen. Wob-afhandeling is immers vaak maat- en vakwerk, waarbij veel wordt gevraagd van de communicatieve, juridische, vakmatige en inhoudelijke vaardigheden van de medewerkers. En omdat kleine foutjes flinke gevolgen kunnen hebben, moet je toch altijd je senior medewerkers de boel laten controleren. Dubbel werk is het vaak en je schiet daardoor niet erg hard op.

Hoe los je deze organisatorische puzzel op? Automatisering kan een handje helpen – en soms zelfs een flinke hand. Maar lang niet alle IT-oplossingen zijn hiervoor geschikt. Standaardsoftware (officepakketten, grafische hulpmiddelen) is vaak niet meer dan een doekje voor het bloeden. De echte problemen los je er niet mee op. Er blijft namelijk nog veel – heel veel – saai handwerk over voor de toch al zo belaste medewerker. Je zult als Wob-afhandelaar nog steeds je documenten zelf moeten vergaren, selecteren, analyseren en bewerken: alle privacygevoelige en geheime informatie moet immers worden afgelakt. Wob-werk blijft met standaard software nog even saai en bewerkelijk en vergt enorm veel tijd en aandacht van je medewerkers.

Daarnaast ontbreekt het bij dit soort software ook aan goed overzicht en projectmanagement. Met standaardsoftware weet je niet wat je collega al hebben gedaan en moet je toch weer handmatig lijstjes aanleggen en afvinken wat iedereen heeft gedaan. De conclusie is eenvoudig: standaardsoftware biedt geen standaardoplossing voor Wob-afhandeling.

Oplossing: gespecialiseerdere software

Een echte oplossing schuilt eerder in gespecialiseerde, slimme software zoals die ook al jaren in de Verenigde Staten wordt gebruikt bij het afhandelen van verzoeken rond de ‘Freedom of Information Act’ die al sinds 1966 van toepassing is. eDiscovery heet dit soort software die werkt met een combinatie van information retrieval, tekst/datamining en kunstmatige intelligentie. Het principe daarvan is: laat de software doen waar ze goed in is, en geef de controle in handen van de organisatie en medewerkers.

Wat je immers wilt als organisatie is een systeem dat steeds beter wordt, naarmate het gebruikt wordt, de pieken en dalen van de Wob-stroom makkelijk kan opvangen en de medewerkers de controle laat houden over het proces. Vooral dat laatste is belangrijk: dit soort software moet geen ‘black box’ zijn waar je als organisatie en als medewerker geen controle over hebt. Goede, slimme Wob-software laat medewerkers zoekstrings invoeren en inhoudelijke regels toevoegen op een eenvoudige, open manier.

Efficiëntie, consistentie, transparantie, veiligheid en overzichtelijkheid zijn de belangrijkste eisen bij dit soort oplossingen. Zodra de software haar werk gedaan heeft, moeten je Wob-medewerkers op eenvoudige wijze kunnen controleren hoe er met de data is omgegaan: wat is afgelakt, gecodeerd, goedgekeurd, doorgeschoven. Elke handeling – door wie of wat dan ook – moet traceerbaar blijven.

Zo’n gespecialiseerd pakket zou vooral goed moeten zijn in projectmanagement. Wie heeft een document bekeken, afgelakt, gefiatteerd? Wie moeten deze mails nog zien en verifiëren, voordat ze afgevinkt kunnen worden? Op deze manier kan het afhandelen van Wob-verzoeken niet alleen veel efficiënter worden, maar ook transparanter en een stuk leuker voor betrokken medewerkers.

Lees meer hierover in onze white paper "Hoe technologie leidt tot betere Wob"