Omgaan met grote Woo-verzoeken: nog veel te winnen

Een verzoek om overheidsinformatie openbaar te maken op basis van de Wet open overheid (Woo) kan soms tot grote en vaak onnodige rompslomp leiden. Ambtenaren zijn zeeën van tijd kwijt aan het doorschiften van duizenden emails en beleidsdocumenten, terwijl de indiener misschien maar enkele details nodig heeft. De oplossing voor overheidsdiensten: kom erachter wat de burger nou écht wil, communiceer helder en maak intern duidelijke afspraken over het afhandelen van Woo-verzoeken. Ook biedt slimme technologie veel mogelijkheden om de behandelend ambtenaar het werk uit handen te nemen.

Tijdens een recent webinar bediscussieerden George Meurders (provincie Gelderland) en Johan Boersma (gemeente Smallingerland) onder leiding van professor Jan Scholtes (Universiteit van Maastricht en CSO bij ZyLAB) hoe om te gaan met grote Woo-aanvragen.

Monnikenwerk

In de praktijk zijn het vaak de media en actiegroepen die op basis van de Woo informatie bij de overheid opvragen, bijvoorbeeld bij maatschappelijke discussies. Burgers doen meestal een beroep op de Woo om inzage te krijgen over het wel of niet toekennen van een vergunning of over aanbestedings- en omgevingsbeslissingen. Het aantal Woo-verzoeken blijft ieder jaar stijgen, mede omdat de burger steeds mondiger wordt en men zich meer bewust wordt van het recht op informatie. Vaak zijn het verzoeken van beperkte omgang, maar vaak genoeg gaat het om ‘bulk’ aanvragen die tot wel duizenden documenten en emails bestrijken, over meerdere jaren. Dat veel informatie bij verschillende overheidspartijen is ondergebracht, maakt het verzamelen en schiften nog een stuk lastiger. Meurders rept van Woo-verzoeken waarbij hij samen met collega’s zesduizend e-mails en documenten moest uitkammen. Boersma noemt een recent verzoek dat ging over 336.000 en een omvang van 120 gigabyte aan informatie.

“Het is hollen of stilstaan. Soms is het rustig, maar nu in de zomer komt ineens alles tegelijk”, aldus Meurders. Informatie die niet openbaar mag worden gemaakt moet door zijn collega’s worden weggelakt, ook wel blacklining genoemd. “Vaak bestaat negentig procent van de documenten en emails uit duplicaten. “Dat kost gigantisch veel tijd om allemaal door te nemen, terwijl alleen het einddocument relevant is. Daarom verstrekt de provincie het eindconcept en niet het hele beleidsproces wat daartoe geleid heeft.” Ook moet er intern altijd een inschatting gemaakt worden van de riciso’s bij de afhandeling van Woo-verzoeken. Bij een verzoek vanuit de media begeven de overheidsdiensten zich in een maatschappelijke discussie die politieke gevolgen kan hebben. In het geval van juridische conflicten met een burger moet de dienst extra goed uitkijken welke informatie wel en niet wordt verstrekt. “Bij ieder Woo-verzoek bekijken we in welke omgeving we ons begeven en deze context bespreken we inhoudelijk met onze domeinexperts, aldus Meurders.

Com-mu-ni-ce-ren!

Een groot probleem is dat Woo-verzoeken vaak voortkomen uit wantrouwen van de burger, die meent dat de ambtenaren ten onrechte informatie achterhouden. Om deze reden dragen de drie gesprekspartners tijdens het webinar als belangrijkste oplossing aan om goed te blijven communiceren met de indiener. “Laat zien dat je hun aanvraag serieus neemt”, aldus Boersma. De volgende stap is volgens hem om erachter te komen ‘wat de vraag achter de vraag’ is. Door hier tijdig achter te komen, bespaart de gemeente zich enorm veel uitzoekwerk en wordt de burger niet onder informatie bedolven. Wat wil de burger nou écht weten, gaat het werkelijk om de plaatsing van alle verkeersborden in de gemeente, zoals het Woo-verzoek stelt, of gaat het om slechts een bord op een bepaald kruispunt? Het kan al helpen de indiener uit te nodigen voor een kop koffie, hem aan te horen over zijn ware behoeftesvraag en het probleem direct op te lossen. Dat bespaart de burger de tijd van de Woo-aanvraag doen en de gemeente de afhandeling ervan.

Bij de provincie Gelderland was de afhandeling van Woo-aanvragen voorheen gedecentraliseerd, waardoor onervaren dossierhouders deze op hun bordje kregen. Dan moest het wiel telkens opnieuw worden uitgevonden, met alle beginnersfouten van dien. Nu zijn er specialisten ingewerkt, die zich uitsluitend met de Woo bezighouden, inclusief de communicatie richting media en burgers. Dit komt de uniformiteit van afhandeling ten goede en levert efficiëntieslagen op. In Smallingerland heeft het, vanwege de beperkte schaal en klein aantal verzoeken, weining zin om iemand fulltime op de Woo te zetten. Vier collega’s doen het ‘wobben’ er naast hun reguliere werkzaamheden bij.

Slimme software

De laatste technologische ontwikkelingen bieden ook een oplossing voor de afhandeling van Woo-verzoeken. Zo kan slimme software het doorschiften van een grote hoeveelheid documenten overnemen, ontdubbelen en persoonlijke data eruit halen. En beschikbare software ontwikkelt zich razendsnel. Ook de Nederlandse taal wordt steeds beter ondersteund en de software kan persoons- en bedrijfsnamen, adresgegevens, telefoon- en rekeningnummers steeds beter herkennen. Hoewel de meer contextafhankelijke beleidsdiscussies lastiger te begrijpen zijn voor een computer, kan deze wel leren vergelijkbare teksten te herkennen en naar boven te halen. Uiteindelijk zal een robot nooit een geheel Woo-verzoek kunnen afhandelen. Maar wanneer het voorbereidende werk slim wordt georganiseerd, zodat de juiste en volledige informatie klaarligt, dan kan de ambtenaar de laatste beslissingen nemen met betrekking tot welke informatie hij wel of niet openbaar maakt.

Het gehele webinar "Tips van je collega's: Omgaan met de uitdagingen van grotere Woo-verzoeken" is hier terug te luisteren.